Dicas para aumentar a produtividade no trabalho

Qualificação e atualização não são suficientes: é preciso aumentar a produtividade no trabalho.

O sucesso profissional é uma das principais metas de trabalhadores envolvidos em todos os segmentos da economia. Para atingi-lo, é necessário buscar a capacitação em cursos profissionalizantes, técnicos e de nível superior. No desenvolvimento da carreira, buscar novos conhecimentos é pré-condição para não se tornar ultrapassado no curto ou médio prazo.

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Além disto tudo, entretanto, adotar algumas dicas para aumentar a produtividade no trabalho pode se tornar o trampolim para conseguir uma promoção, um aumento de salário, ou simplesmente para evitar ter o nome relacionado nas listas de demissões, que sempre surgem, especialmente nos momentos de crise financeira.

Problemas de conexão

Computadores, smartphones e tablets são ferramentas poderosas para aumentar a produtividade no trabalho. É preciso, no entanto, tomar alguns cuidados. Enquanto estamos trabalhando, é necessário ficar longe das redes sociais, a menos que precisemos entrar em contato constante com outro membro da equipe. Vale o mesmo para a caixa de entrada de e-mails: caso não haja necessidade de receber mensagens relacionadas às tarefas, basta verificá-la a cada uma ou duas horas.

Uma pesquisa da Universidade da Califórnia (EUA) indicou que as pessoas são interrompidas (ou se autointerrompem) uma vez a cada três minutos quando estão ao alcance, via internet, de amigos e parentes. Há um dado ainda mais alarmante: em média, são necessários outros 23 minutos para retomar a concentração. O prazo aumenta quando estamos desenvolvendo atividades intelectuais.

O celular não precisa ser desligado. Afinal, nunca se sabe quando alguém vai transmitir um recado urgente. No entanto, as notificações sonoras de contatos eletrônicos precisam estar desativadas enquanto estamos trabalhando, para evitar interrupções desnecessárias. Mais tarde, basta informar aos amigos que você estava desenvolvendo uma tarefa difícil ou urgente.

Organização

No início do dia, é preciso organizar as atividades. Uma agenda facilita bastante. Verifique as tarefas mais urgentes, responda aos e-mails do seu endereço eletrônico profissional (o particular não é prioritário neste momento), confira com o chefe ou a secretária se há novidades e prepare-se para cumprir as tarefas a tempo de não perder horários e prazos.

Para muitas pessoas, a burocracia diária é a maior dificuldade a superar. Quase sempre, empurramos estas rotinas com a barriga, até os 45 minutos do segundo tempo. Este é um grande erro. As tarefas menos atraentes são as primeiras a serem enfrentadas. Livrando-nos delas rapidamente, podemos nos dedicar aos aspectos prazerosos da atividade profissional.

Não dê início a várias tarefas ao mesmo tempo. Mesmo que elas sejam afins, é necessário um tempo para retomar uma atividade deixada pela metade. Este é um vicio profissional que, no médio prazo, provoca o desenvolvimento da síndrome de Dory, a peixinha blue tang de “Procurando Nemo” que vive se esquecendo do que devia fazer.

Ao final do dia, anote as providências necessárias para o dia seguinte. Se o cotidiano do trabalho for muito rotineiro, isto pode ser feito para toda a semana, acrescentando eventuais emergências à medida que elas forem surgindo.
A organização precisa também atingir outras etapas do dia. o trajeto para o trabalho (e de volta para casa) deve ser bem planejado, para evitar atrasos. Especialmente quem mora nas grandes cidades não pode justificar a ausência em uma reunião logo no início da manhã alegando problemas no trânsito: eles ocorrem dia sim, dia também.

Cuidando do corpo

Ninguém consegue trabalhar oito (ou mais) horas por dia ininterruptamente. Faça algumas pausas durante o dia. Isto alivia o estresse, melhora a concentração e contribui para aumentar a produtividade. Tome um cafezinho, vá ao banheiro e lave o rosto, caminhe um pouco pelos corredores.

Muitos profissionais permanecem o dia inteiro à frente de um computador. Neste caso, é preciso oferecer um descanso também para os olhos, evitando irritação, vista cansada, dor de cabeça e problemas maiores no médio prazo.

Interrompa o serviço a cada 30 minutos, aproxime-se de uma janela e visualize pessoas e objetos a diferentes distâncias. Alguns chefes chegam a ficar irritados com a aparente inércia dos subordinados, mas o cumprimento das tarefas quase sempre contribui para acalmá-los.

Caso contrário, se os superiores forem “old fashioned way”, vale a pena considerar a atualização do currículo. Ninguém merece trabalhar sob uma chibata, mesmo que seja simbólica; isto não faz nenhum bem para a saúde.

Cuidando da mente

As anotações diárias ou semanais na agenda servem também para definir alguns limites. O “cara bonzinho do escritório” tem dificuldades para dizer não e acaba assumindo tarefas estranhas às suas funções. O resultado só pode ser uma coleção de atrasos, insatisfação com o próprio desempenho e a consequente queda da autoestima.

Mesmo que as tarefas sejam as apresentadas logo no início do contrato de trabalho, caso sejam excessivas, tendem a ser contraproducentes.
Em alguns períodos, a carga de trabalho realmente se eleva, mas, caso isto se torne rotina, é preciso conversar com os chefes, explicar a situação e solicitar a contratação de um assistente.

Trabalhe em equipe

Raras profissões são exercidas isoladamente. Quase sempre, é necessária a presença de uma equipe bem coordenada para que bons resultados sejam alcançados. Para isto, no entanto, a boa comunicação é fundamental. Não é preciso se tornar “o melhor amigo de infância” de todos os colegas, mas proximidade, lealdade e franqueza são excelentes ferramentas para aumentar a produtividade.

As reuniões são um excelente momento para discutir a atuação do grupo. Existem vários tipos de chefes, como os amigões, bonzinhos, sedutores, perfeccionistas, centralizadores, autoritários, ansiosos. Isto não representa necessariamente características negativas, apenas determina a forma de condução das atividades.

Seja como for, as reuniões não podem ocupar a maior parte do tempo, que deve ser dedicado à realização dos problemas, produção, criação, atendimento, etc. Caso isto aconteça frequentemente, é dever de todos pedir a redução do número e do tempo dedicado aos encontros.

Muitas chefias tem o costume (ou defeito) de reunir toda a equipe para discutir ações cuja responsabilidade cabe a apenas um ou dois membros da equipe.

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